浅析信息时代下档案管理工作的创新

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摘要：档案管理是一项基础工作，档案管理工作水平高低，很大程度上影响着其他各项工作高效展开，需要予以高度关注和重视，迎合信息时代发展趋势，推动档案管理工作有序展开。信息时

档案管理是一项基础工作，档案管理工作水平高低，很大程度上影响着其他各项工作高效展开，需要予以高度关注和重视，迎合信息时代发展趋势，推动档案管理工作有序展开。信息时代背景下，现代化信息技术凭借独特的优势广泛应用到各个行业领域，引入到档案管理领域，推动档案管理理念和手段改进创新，运用信息技术来收集和处理信息。但是，受到客观因素影响，其中仍然暴露出一系列问题，信息技术的应用程度不足，造成不同程度的资源损耗，影响档案工作成效。故此，信息时代背景下，档案管理工作不再局限于单一的纸质档案管理，还要注重档案电子化，完善配套的制度和体系，实现档案信息共建共享，提升档案资源利用效率，在满足人们的档案信息需求同时，推动档案事业持续发展。

1 信息时代下的档案管理新要求

信息化档案管理，是迎合信息时代发展衍生而来，主要是依托于现代网络技术和设备，促使档案管理工作同互联网技术有机整合，数据资料可以借助计算机来采集和处理，深入挖掘资料潜在价值，可以为人们或企业单位提供服务支持。

①在信息时代背景下，推动档案管理工作改进和创新，应明确档案管理工作未来发展趋势，推动档案管理文件信息化和电子化[1]。 以往的档案管理工作主要是以纸质文件管理为主，推动档案管理工作信息化和电子化，一个重要内容则是做好档案文件信息化处理。 借助信息化设备将纸质文件资料扫描和录入， 保证资料真实、完整[2]。同时，电子资料整理和处理，并不断更新电子档案库。

②电子档案及时归档，避免档案资料丢失。 根据档案管理工作要求，对电子档案编码处理，保证档案有序的排列和归档。查询相应编号，即可了解到档案资料的年份，便于后期归档和取阅。做好档案记录工作，完善配套的电子档案管理制度，严格遵循制度规范化开展档案管理工作，规避客观因素破坏电子档案，提升档案资料利用效率[3]。

③需要配备相应的信息化设备。档案管理工作信息化和电子化，需要增加资金投入力度，完善配套的打印机、计算机和扫描仪等信息化设备，建立数据库和搜索引擎，便于后续相关工作有序展开[4]。

④完善规范细则。 在档案管理工作开展中，为了迎合信息时代发展要求，应该进一步规范工作细则，充分契合单位实际情况，依据法律法规和政策制度，制定统一的规范和标准，切实提升档案管理工作效率和质量。另外，丰富档案资源，建立档案数据库，增加资金投入力度，加强信息化档案管理软件研发，引进新技术，丰富系统软件功能，切实提升档案信息系统软件实效性。

2 我国档案管理工作中的不足分析

2.1 档案管理安全隐患众多

在档案管理工作中，尽管迎合信息时代带来的挑战，持续推动档案管理工作信息化发展，在提升档案管理效率的同时，却埋下了一系列的安全隐患。电子档案传输期间，使用相应软件进行数据传输，可能由于软件安全性不足，出现档案数据泄露问题。电子档案保管不当，可能出现丢失风险，网络黑客和木马病毒会供给电子档案管理系统，威胁到档案信息安全，需要依据相应标准来购置相应安全防护软件和杀毒软件，规避黑客入侵[5]。 另外，档案管理工作人员的风险意识薄弱，未能依据制度和要求规范化开展档案管理工作，可能出现档案遗失和损坏风险，重要信息丢失，阻碍后续工作高效展开。

2.2 档案管理人员的专业素养不符合信息时代要求

在档案管理工作中，由于档案管理工作认知不足，并未配备专门的档案管理人员，更多的是其他部门人员兼任，或是临时抽调而来，专业知识和专业素养不高，无法严格遵循档案管理工作要求开展工作。档案管理工作的专业知识储备不足，工作效率偏低，加之培训力度不足，导致档案管理队伍整体素质不符合要求，不可避免地降低档案管理工作质量[6]。加之传统的规划和设计不合理，存在很大的不足， 设计人员未能契合档案管理实际情况，档案信息资源分布范围广泛，信息资源收集与利用难度较大，加之受到区域条件限制，缺少集中统一标准。档案管理模式并非是始终不变的， 应结合时代发展趋势，结合现代社会发展需求，对档案管理工作规划设计。但是，在传统档案管理设计中，系统存在很大的滞后性和盲目性，设计人员自身的专业能力和职业素养不高，存在消极工作态度，责任落实不充分，极大的影响到档案管理工作效果。所以，如何设计科学合理的规划，优化档案管理系统成为当前主要目标，应进一步改进和完善。

文章来源：《计算机产品与流通》 网址: http://www.jsjcpylt.cn/qikandaodu/2021/0313/911.html

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